Datenschutzerklärung – Tendero.ch

Verantwortlich:

Albrecht Software Tendero
Inhaber: Michael Albrecht
Oberzeiherstrasse 26
5079 Zeihen, Schweiz
E-Mail: tendero@gmx.ch

1. Einleitung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein zentrales Anliegen. Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und gemäss den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften der Schweiz, insbesondere dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG), sowie – sofern anwendbar – der DSGVO der EU.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie und zu welchem Zweck Tendero.ch Daten erhebt, verarbeitet und speichert – insbesondere im Rahmen der Nutzung unserer Web-App zur Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen in der Gebäudeautomation.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

a) Daten, die Sie uns mitteilen

Bei der Nutzung unserer Dienste erheben wir u. a.:

• Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort (Login)
• Projektdaten, Ausschreibungsinhalte, Kommentare, hochgeladene Dokumente
• Kommunikationsinhalte (Support-Anfragen, Feedback, etc.)

b) Automatisch erfasste Daten

Beim Zugriff auf Tendero.ch erheben wir automatisch:

• IP-Adresse und Gerätetyp
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• verwendeter Browser / Betriebssystem
• Nutzungs- und Interaktionsdaten (z. B. Klicks, Seitenbesuche)
• Fehlerprotokolle (zur Fehleranalyse)

c) Daten, die durch KI-Funktionen verarbeitet werden

Tendero.ch stellt einzelne KI-gestützte Funktionen bereit. Diese Funktionen dienen dazu, Nutzerinnen und Nutzer bei der Erstellung, Strukturierung und Plausibilisierung von Ausschreibungs- und Projektdaten zu unterstützen. Einige KI-Funktionen werden manuell ausgelöst, z. B. die Generierung von Zusatzfragen oder die Umwandlung von Eignungskriterien. Zusätzlich löst die Auswahl „LV erstellen“ oder „LV aktualisieren“ nach der Positionssynchronisation automatisch die Erzeugung oder Aktualisierung geeigneter LV-Abschnittstexte über OpenAI aus. Manuell erstellte Abschnittstexte werden dabei nicht überschrieben.

Die beschriebenen KI-Funktionen stehen ausschliesslich Nutzerinnen und Nutzern mit der Rolle Planer zur Verfügung. Deshalb ist die KI-Einwilligung nur bei der Registrierung als Planer erforderlich; Bauherren und Unternehmer geben keine KI-Einwilligung ab.

1. KI-Funktionen und Auslöser: KI kann für die Generierung von Zusatzfragen, die Erzeugung geeigneter LV-Abschnittstexte, die sprachliche Verfeinerung allgemeiner Leistungen und die Strukturierung von Eignungskriterien eingesetzt werden. Beim Erstellen oder Aktualisieren eines LV werden geeignete, automatisch verwaltete Abschnittstexte ohne zusätzlichen Generierungs-Klick über die KI-Funktion synchronisiert. Raumautomations-Leistungsverzeichnisse werden regelbasiert und deterministisch erzeugt; dafür werden keine Inhalte an einen externen KI-Dienstleister übermittelt.
2. Übermittelte Inhalte: Je nach Funktion können projektbezogene Fachinhalte verarbeitet werden, z. B. Projekt- und BKP-Angaben, technische Anforderungen, Antworten aus Projektformularen, bestehende Fragen und Antworten, LV-Positionen, Gebäudenutzung, Betreiberanforderungen, Referenzen und Eignungskriterien. Hochgeladene Dokumentdateien werden im aktuell aktiven Ablauf nicht an OpenAI übermittelt.
3. Datenminimierung und Eingabeschutz: Jede KI-Funktion baut den an OpenAI übermittelten Inhalt serverseitig aus einer festgelegten Auswahl fachlich erforderlicher Felder neu auf. Klare Muster für E-Mail-Adressen, Schweizer Telefonnummern, IBAN und AHV-Nummern werden vor der Übermittlung geschwärzt. Erkannte Zugangsschlüssel und plausible Zahlungskartennummern blockieren den KI-Aufruf.
4. Grenzen der Erkennung: Die technischen Filter können sensible Inhalte ohne eindeutiges Muster nicht zuverlässig erkennen. Nutzerinnen und Nutzer sollen deshalb keine nicht erforderlichen Personendaten, besonders schützenswerten Personendaten, Gesundheits- oder Personaldaten, Zugangsdaten oder Geschäftsgeheimnisse in KI-relevante Freitextfelder eingeben.
5. KI-Dienstleister: Für die derzeit eingesetzten externen KI-Funktionen verwendet Tendero Dienste von OpenAI, L.L.C. bzw. verbundenen Unternehmen.
6. Zweck der Verarbeitung: Die Verarbeitung erfolgt zur Erstellung von Vorschlägen, Entwürfen, strukturierten Daten und technischen Texten innerhalb der Plattform.
7. Speicherung der Resultate: KI-generierte Inhalte können in der Plattform gespeichert und dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden, z. B. als Zusatzfragen, LV-Abschnittstexte oder strukturierte Eignungskriterien.
8. Keine abschliessende Entscheidung durch KI: KI-generierte Inhalte sind Vorschläge und ersetzen keine fachliche, technische oder rechtliche Prüfung. Die finale Prüfung, Freigabe und Verwendung der Inhalte liegt bei den berechtigten Nutzerinnen und Nutzern.
9. Protokollierung: Die KI-Datenrichtlinie protokolliert nur Funktionsname, Entscheidung, erkannte Datenkategorien sowie Feld- und Zeichenzahlen. Inhalte von Prompts, KI-Rohantworten und detaillierte fachliche Eingaben werden nicht absichtlich zu Debugging-Zwecken protokolliert.
10. Datenübermittlung ins Ausland: Bei der Nutzung externer KI-Dienstleister kann eine Bearbeitung in Staaten ausserhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen, insbesondere in den USA. Wir setzen solche Dienste nur ein, soweit hierfür angemessene vertragliche und datenschutzrechtliche Schutzmassnahmen vorgesehen sind.

3. Zweck der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Zur Bereitstellung, Personalisierung und Verbesserung der Web-App
• Zur automatisierten Textgenerierung, Strukturierung von Ausschreibungsdaten und technischen Unterstützung bei LV-Inhalten
• Zur Kommunikation mit Ihnen (Support, Benachrichtigungen)
• Zur Analyse der Nutzung und Fehlerbehebung
• Zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten

4. Rechtsgrundlagen

Die Bearbeitung erfolgt gestützt auf:

• Ihre Einwilligung (z. B. bei Nutzung von KI-Funktionen, Registrierung oder Kontaktformularen)
• Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung (Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG)
• Gesetzliche Pflichten
• Unser berechtigtes Interesse an der Weiterentwicklung der Plattform

5. Weitergabe an Dritte / Datenübermittlung ins Ausland

Ihre Daten werden grundsätzlich nicht verkauft oder an Dritte weitergegeben. Wir arbeiten jedoch mit spezialisierten Dienstleistern zusammen:

Wir achten auf den Schutz durch geeignete Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln, Auftragsverarbeiter-Vereinbarungen oder gleichwertige Schutzmassnahmen) und minimieren den Umfang der übermittelten Daten.

6. Datenaufbewahrung und Löschung

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es zur Zweckerfüllung notwendig ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Sie können jederzeit die Löschung Ihres Accounts und Ihrer Daten verlangen (siehe unten).

KI-generierte Inhalte und die dafür verwendeten projektbezogenen Eingaben können in Tendero.ch gespeichert bleiben, soweit sie Bestandteil eines Projekts, Leistungsverzeichnisses, Angebots-, Prüf- oder Vergabeprozesses sind. Werden solche Inhalte nicht mehr benötigt oder wird ein Projekt gelöscht, werden sie nach Massgabe der technischen und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht oder anonymisiert.

7. Ihre Rechte

Sie haben gemäss revDSG folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Datenherausgabe oder -übertragung (Datenportabilität)

Anfragen bitte per E-Mail an: tendero@gmx.ch
Wir beantworten Ihre Anfrage in der Regel innerhalb von 30 Tagen.

8. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen gemäss Art. 8 ff. revDSG, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Plattform verwendet durchgängig SSL/TLS-Verschlüsselung.

Der Zugriff auf projektbezogene Inhalte ist rollen- und berechtigungsbasiert beschränkt. Für KI-Funktionen werden Anfragen serverseitig über geschützte Schnittstellen verarbeitet; API-Schlüssel werden nicht im Browser offengelegt.

Login und Registrierung sind zusätzlich durch hCaptcha gegen automatisierte Zugriffe geschützt. Dabei können technisch notwendige Informationen wie IP-Adresse, Geräte- und Browserdaten sowie Interaktionssignale an hCaptcha übermittelt werden.

9. Cookies & Tracking

Tendero.ch verwendet technisch notwendige Cookies und lokale Speichermechanismen, insbesondere für Login-Sitzungen, Sicherheit und Ihre Cookie-Auswahl. Optionale Analyse-Dienste werden erst nach aktiver Zustimmung geladen. Plausible wird ohne Tracking-Cookies betrieben; Matomo kann Analyse-Cookies setzen, wenn Sie Matomo aktiv erlauben.

Sie können Cookies jederzeit über Ihren Browser blockieren oder löschen.

10. Kontakt

Bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:
📧 tendero@gmx.ch
📬 Oberzeiherstrasse 26, 5079 Zeihen
Verantwortlich: Albrecht Software Tendero
Ansprechpartner: Michael Albrecht

11. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden. Die jeweils aktuelle Version ist unter www.tendero.ch/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail oder Plattformhinweis.